Heute möchte ich euch gerne zeigen, wie man mit der Hilfe von Sharegate ganz einfach SharePoint Metadaten bearbeiten kann. Aus meiner Erfahrung kommt es ziemlich häufig vor, dass man die Metadaten einer Liste oder Bibliothek überarbeiten möchte. Insbesondere wenn die verwendete Struktur „historisch gewachsen“ ist und man nun zur Erkenntnis kommt, dass die Struktur doch verbesserungswürdig ist. Mit Sharegate kann man nicht nur Migrationen durchführen, sondern es bietet eine Vielzahl weiterer Funktionen an. Unter anderem bietet Sharegate (auch bereits in der Lite Version) die einfache Bearbeitung von SharePoint Metadaten.
Diese Funktionalität möchte ich exemplarisch an einem Beispiel demonstrieren. In diesem Fall möchten wir ein bestehendes Textfeld, das mit Freitext gefüllt ist, in ein Feld vom Typ Verwaltete Metadaten umwandeln. Dadurch kann man die Daten vereinheitlichen und auch an weiteren Stellen nutzen.
Das Bearbeiten von SharePoint Metadaten versteckt sich hinter dem Punkt Bulk Edit Metadata. Danach öffnet sich der bekannte Sharegate Dialog, in dem die Quelle im SharePoint ausgewählt wird. In diesem Fall wählen wir die SharePoint Liste, die wir bearbeiten möchten.
Vor der Bearbeitung sieht die SharePoint Liste folgendermaßen aus.
Also legen wir als Grundlage zuerst ein entsprechendes Termset an.
Danach fügen wir die neue Spalte vom Typ Verwaltete Metadaten der Liste hinzu und verknüpfen es mit dem vorher angelegten Termset.
An dieser Stelle kommt nun Sharegate zum Einsatz, da wir alle vorbereitenden Schritte durchgeführt haben.
Dazu wählen wir alle Listeneinträge aus (auf der rechten Seite gibt es den Button Select all) und wählen die Option Map properties im Ribbon aus. Dann öffnet sich folgendes Fenster, in der wir das Mapping der Properties ändern können.
Interessant ist hier die letzte Zeile. Dort geben wir an, dass der Inhalt der bestehenden Spalte auf die neue Spalte übertragen werden soll. Dann können wir mit dem eigentlichen Übertragen der SharePoint Metadaten beginnen. Gestartet wird der Vorgang über den Button Bulk edit im Ribbon.
Danach werden wir aufgefordert, ein bestehendes Template auszuwählen, bzw. ein neues Template zu erstellen. Für unser Beispiel nutzten wir das Standard Template Import now. Während die SharePoint Metadaten kopiert werden, sollte in unserem Beispiel folgender Fehler auftreten.
Das liegt daran, dass es bisher durch den Typ des Feldes die Möglichkeit gab, die Werke nicht konsistent zu pflegen. Durch den neuen Feldtyp können nur Werte gepflegt werden, die auch zur Verfügung stehen. Dies ist ja auch einer der Vorteile bei der Verwendung von Verwalteten Metadaten. Deshalb müssen wir die Metadaten dieses Eintrags entsprechend korrigieren.
Mit Sharegate kann man diese problematischen Einträge manuell korrigieren. Ob diese händische Korrektur Sinn macht, hängt von der Anzahl der Einträge ab. Bei einer überschaubaren Zahl ist dieses Vorgehen absolut in Ordnung. Bei vielen Einträge wird die manuelle Korrektur allerdings ziemlich aufwändig. Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus.
Das Problem mit der evtl. manuellen Korrektur von Listenelementen kann man mit Sharegate auch lösen. Sharegate bietet die Möglichkeit SharePoint Metadaten nach Microsoft Excel zu exportieren und auch zu importieren. Bei der Auswahl der Listenelemente in Sharegate gibt es im Ribbon den Button für die Excel Funktionalität.
Nach dem Drücken des Buttons öffnet sich ein neuer Dialog.
Dort können wir die Listenelemente exportieren. Die generierte Excel-Datei sieht folgendermaßen aus.
Die Daten können wir nun nach Belieben bearbeiten. Entweder können wir ganz einfach die Suchen & Ersetzen Funktionalität nutzen, oder auch Formeln und VBA Makros. Hier kann der gesamte Funktionsumfang von Microsoft Excel genutzt werden.
Danach können wir die bearbeiteten Metadaten aus der Excel-Datei wieder importieren. Dies funktioniert genauso, wie der vorherige Export.
Ich hoffe, ich konnte euch in diesem Artikel zeigen, wie man SharePoint Metadaten mit Sharegate ganz einfach bearbeiten kann.
Happy SharePointing…