Migration von Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

By | 23. Mai 2016

Bei einer Migration (egal ob es sich dabei um ein Upgrade handelt, oder nicht) von SharePoint müssen viele Punkte berücksichtigt werden, damit diese möglichst reibungslos funktioniert. Ein Punkt der auch zu beachten ist, sind die Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken. Diese Funktionalität hat meistens Probleme, wenn die SharePoint Inhaltsdatenbanken verschoben werden.

Um Email-aktivierte SharePoint-Bibliotheken weiterhin nutzen zu können, müssen zuerst einige Voraussetzungen auf den neuen Servern geschaffen werden.

Als erster Schritt muss das SMTP-Server Feature auf einem SharePoint Frontend Server installiert werden. Dies geschieht über den ganz normalen Weg, wie Rollen oder Features installiert werden.

Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

Nach der Installation findet man einen zugehörigen Windows-Dienst mit dem Namen Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Dieser steht standardmäßig auf den Starttyp Manuell. Soll der Dienst auch nach einem Neustart funktionieren, empfiehlt es sich, den Starttyp auf Automatisch zu setzten.

Danach muss noch der SharePoint Dienst für die eingehenden Emails auf dem gleichen Server aktiviert werden.

Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

Danach können die grundlegenden Einstellungen für die Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken vorgenommen werden.

Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

Wichtig ist bei dieser Einstellung der Punkt E-mail server display address. Dieser Name muss entsprechend auf dem Exchange Server geroutet werden und der SMTP-Dienst auf dem SharePoint Server muss diesen Namen ebenfalls annehmen. Den Directory Management Service lassen wir in diesem Beispiel deaktiviert, wobei dieser einige Komfortfunktionen bietet.

Aber jetzt noch einmal der Reihe nach. Zuerst müssen wir den SMTP-Dienst für den ausgewählten Namen der Domäne konfigurieren. Dieser Schritt ist nicht notwendig, wenn es sich bei dem Namen um den eigentlichen Rechnernamen handelt. Dies geschieht über den IIS-Manager 6.0. Diesen nutzt man ansonsten im SharePoint Alltag nicht wirklich, deshalb hier noch einmal der ausdrückliche Hinweis, die „alte“ Version vom IIS-Manager zu starten. Dort kann dann der Name der akzeptierten Domäne hinterlegt werden. Passt dieser nicht mit den empfangenen Emails zusammen, lehnt der SMTP-Server die Emails kategorisch ab.

Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

Noch ein kleiner Hinweis an dieser Stelle, dass die standardmäßige Email-Größe „nur“ 2 MB beträgt. Möchte man Emails mit größeren Anhängen versenden, muss man das Limit entsprechend anpassen.

Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

Um die Konfiguration noch zu Vervollständigen, möchte ich noch einen ganz kurzen Exkurs in die Exchange Welt machen und auch dort die notwendigen Einstellungen zeigen. In diesem Beispiel dient ein Exchange 2013 zur Verdeutlichung der Konfiguration.

Die notwendigen Einstellungen im Exchange konfiguriert man unter dem Punkt Sendeconnector. Dort muss ein entsprechend neuer Eintrag hinzugefügt werden, der die Emails an den SharePoint Server weiterleitet.

Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

Die wirklich wichtigen Einstellungen nimmt man in den Reitern Zustellung und Bereichsdefinition vor.

Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

Unter Zustellung wird der SharePoint Server eingetragen, der die Emails empfangen soll. Das ist genau der Server, auf dem auch der SMTP-Dienst läuft.

Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken

Unter Bereichsdefinition wird die Domäne eingetragen, die wir auch in der Zentraladministration vom SharePoint und IIS-Manager 6.0 hinterlegt haben. Bitte beachtet bei meinen Beispielbildern, dass der gewählte Name nicht konsistent ist, weil die Screenshots von unterschiedlichen Systemen stammen.

Nun können die Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken genutzt werden. Kommen wir also zum eigentlichen Thema wieder zurück, der Migration dieser Bibliotheken. Auch wenn man alle diese genannten Punkte korrekt konfiguriert, kann es passieren, dass nach einer Migration keine eingehenden Emails mehr verarbeitet werden. Diese landen zwar im Drop-Ordner (Standardmäßig hier zu finden: C:\inetpub\mailroot\Drop) auf dem SharePoint, aber beim Versuch diese dann einer SharePoint Bibliothek zuzuordnen, wirft der zugehörige TimerJob beim Import einen Fehler, dass die Email-Adresse keiner Bibliothek zugeordnet werden kann.

Zuerst benötigen wir einen Überblick, wo die Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken überhaupt genutzt werden. Dies kann man mit folgendem PowerShell-Skript erledigen:

Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell -ErrorAction SilentlyContinue
$SPWebApp = Get-SPWebApplication "http://sp-dev01.lansco.de"
foreach ($SPsite in $SPwebApp.Sites)  # get all site collections
{ 
    foreach($SPweb in $SPsite.AllWebs)  # get all sub sites
        {
            foreach ($SPList in $SPweb.Lists) # get all lists
                {
                    if ( ($splist.CanReceiveEmail) -and ($SPlist.EmailAlias) )
                        {
                            WRITE-HOST "E-Mail -" $SPList.EmailAlias "is configured for the list "$SPlist.Title "in "$SPweb.Url + "/" + $SPList.RootFolder.Url
                            
                        }
                }
        }
}

Je nach gefundener Anzahl von Bibliotheken, können die Einstellungen für eingehende E-Mail manuell aufgerufen werden, oder ebenfalls über ein entsprechendes PowerShell-Skript. Wichtig ist dabei nur, dass die Einstellungen aktualisiert werden.

Email-aktivierten SharePoint Bibliotheken

Danach muss man noch einen entsprechenden STSADM Befehl ausführen. Für diesen Befehl gibt es leider keinen analogen Befehl in PowerShell. STSADM.EXE findet man normalerweise unter diesem Pfad auf dem SharePoint 2013 Server: C:\Program Files\Common Files\microsoft shared\Web Server Extensions\15\BIN 

stsadm.exe -o refreshdms

Nach dem Ausführen des Befehls, sollten die Email-aktivierten SharePoint-Bibliotheken auch wieder eingehende Emails verarbeiten können.

Happy SharePointing…

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